6310 Hazeldean: Timelines and the planning process (Part 7)

by | Feb 16, 2024 | Development, Notebook

6310 Hazeldean: Timelines and the planning process (Part 7)

La version française suit

In this post I’ll provide more info about the planning review process, next steps for this file, and opportunities for residents to be involved.

 

Step 1: The application

In April 2022, the City received the first zoning by-law amendment application for 6310 Hazeldean Road that included three nine-storey mixed use buildings with 317 apartments.

In January 2024, Devmont resubmitted the application with significant changes, including 431 apartments in two buildings, with heights stepping up from three stories to 25 storeys. You can review all of the documents submitted on the the City’s DevApps web site.

 

Step 2: The review

This new application is currently being reviewed by City planners and technical staff. The lead planner on this file is Sarah Ezzio.

The published deadline for public comments was February 5, however comments continue to be accepted and considered after this deadline. You can register for future notifications about this application and provide your comments by contacting Sarah Ezzio at 613-580-2424, ext. 23493 or Sarah.Ezzio@ottawa.ca and adding File No. D02-02-22-0038 in the subject line. You can also copy me at glen.gower@ottawa.ca. Another way to provide feedback is directly through the City’s DevApps web site, where you can send comments to the planner and copy the Mayor and all members of City Council.

The City’s review period usually takes several months. Planners and technical experts are reviewing the documentation submitted by Devmont, and assessing it against municipal and provincial policies and legislation. City staff will usually request additional documentation from the applicant, or require changes to the design. In most cases there are several iterations in the proposal – sometimes small, sometimes big – before a final version is presented to Committee and Council.

 

Step 3: Report to Planning & Housing Committee and Council

The lead planner will write a report for Planning & Housing Committee with a recommendation to “accept” or “refuse” the planning application. They may also include additional conditions of approval or other recommended changes. The report will include an analysis of how staff have evaluated the application, along with a summary of public feedback received. (Note that the documentation for this application lists the “On Time Decision Date” for this file as April 10, 2024. However, given the complexity of this application it’s highly unlikely that the item will come to Committee in this timeframe.)

Planning & Housing Committee is made up of 12 councillors who meet every two weeks to review staff reports on planning applications from across the city. (I’m a member of this committee and the Vice-Chair.) These meetings are open to the public and you can attend either at City Hall or join via Zoom. All of the committee’s meetings are streamed live and archived on YouTube.

Once the 6310 Hazeldean file is listed on a meeting agenda, residents can provide written feedback to the committee or sign up to be a delegate. Delegates each have five minutes to present in front of committee and share their views on the planning application.

Councillors on the committee will review the staff report; take time to research and inform themselves about the proposed development; understand the surrounding community context; and analyze other issues that may be flagged through public feedback and delegations. We consider resident feedback and scrutinize staff recommendations to see if community concerns have been addressed and appropriately mitigated, within the rules of policy and the law.

The Committee will vote to accept or reject the staff recommendations, then the file heads to City Council for a final decision.

Step 4: The appeal process

After City Council makes a decision, there’s a 20-day appeal window. Appeals are heard by the Ontario Land Tribunal (OLT) and can be initiated by the applicant, or by residents who have provided written comments or delegated at committee during the planning review process. Some community associations will hire a planning consultant to advise them or represent them at the OLT.

The decisions of Committee and Council must be based on sound planning and policy considerations. Otherwise, our decisions are likely to get overruled on appeal by the OLT, who have the final say.  Lately, the City has had trouble finding planners to represent us in tribunal cases where there are not strong grounds for refusing a development. Here’s a good example from 2023 in Kanata: https://kitchissippiward.ca/content/why-did-council-drop-its-opposition-steacie-drive-proposal-today

City Council does not have the final say on planning matters. Our decisions can be overturned by the OLT on appeal. The Ontario Minister of Housing and Municipal Affairs can also intervene to over-rule City Council.

 

The councillor’s role

A large part of a councillor’s role in the planning process is communication. We ensure that residents are well informed, and that planning staff are aware of resident concerns and consider them thoroughly in their review. I also flag concerns and with the developer and make suggestions on how they could address issues that may arise.

I don’t have the ability as councillor to approve or reject any development on my own. As a member of Planning & Housing Committee I am one of twelve votes; as a member of City Council I am one of 25 votes. If there are serious issues that need to be addressed, I can advocate with my council colleagues and seek their support to amend or refuse the application.

The development information meeting on February 20 is part of the communication process. Although not required under provincial law, I’m organizing this meeting to help residents get a full picture of the proposal, and ask questions to the applicant. We’ll be providing a summary of the information from the meeting to city planners to inform their review.

 

Final thoughts

  • Besides the zoning by-law amendment, this project will also need to go through a Site Plan review, along with other technical reviews and approvals before a building permit could be issued.
  • If you’re interested in learning more about the planning process, you can register for Ottawa’s Planning Primer. It’s a free program to help residents become more aware of, and more involved in, the land-use planning process. Learning materials from courses and electives are also available for download.
  • You can find updates about this proposal and other planning and development files in Stittsville on my web site at glengower.ca/development/

 

More information

 

 

6310, chemin Hazeldean : Calendrier et processus de planification (partie 7)

Dans ce billet, je fournirai plus de renseignements sur le processus d’examen de la planification, sur les prochaines étapes de ce dossier et sur les possibilités de participation des résidents.

ÉTAPE 1 : LA DEMANDE

En avril 2022, la Ville a reçu la première demande de modification du règlement de zonage pour le 6310, chemin Hazeldean Road, qui comprenait trois immeubles à usage mixte de neuf étages et 317 appartements.

En janvier 2024, Devmont a soumis à nouveau la demande en y apportant des modifications importantes, notamment 431 appartements dans deux bâtiments, avec des hauteurs passant de trois à 25 étages. Vous pouvez consulter tous les documents soumis sur le site Web DevApps de la Ville.

ÉTAPE 2 : L’EXAMEN

Cette nouvelle demande est actuellement examinée par les urbanistes et le personnel technique de la Ville. L’urbaniste en chef de ce dossier est Sarah Ezzio.

La date limite publiée pour les commentaires du public était le 5 février, mais les commentaires continuent d’être acceptés et seront pris en compte après cette date. Vous pouvez vous inscrire pour recevoir les notifications futures concernant cette demande et faire part de vos commentaires en communiquant avec Sarah Ezzio au 613-580-2424, poste 23493 ou par courriel à l’adresse Sarah.Ezzio@ottawa.ca en ajoutant le numéro de dossier D02-02-22-0038 dans la ligne d’objet. Vous pouvez également me mettre en copie à l’adresse suivante : glen.gower@ottawa.ca. De plus, vous pouvez faire part de vos commentaires directement sur le site Web DevApps de la Ville, où vous pouvez envoyer des commentaires à l’urbaniste et mettre en copie le maire et tous les membres du Conseil municipal.

La période d’examen de la Ville dure généralement plusieurs mois. Les urbanistes et les experts techniques examinent la documentation soumise par Devmont et l’évaluent par rapport aux politiques et à la législation municipales et provinciales. Le personnel de la Ville demandera généralement des documents supplémentaires au demandeur ou exigera des modifications de la conception. Dans la plupart des cas, la proposition fait l’objet de plusieurs itérations – parfois petites, parfois grandes – avant qu’une version finale ne soit présentée au Comité et au Conseil.

ÉTAPE 3 : RAPPORT AU COMITÉ DE LA PLANIFICATION ET DU LOGEMENT ET AU CONSEIL

L’urbaniste en chef rédigera un rapport pour le Comité de la planification et du logement avec une recommandation « d’accepter » ou de « refuser » la demande de planification. Elle peut également y inclure des conditions d’approbation supplémentaires ou d’autres modifications recommandées. Le rapport comprendra une analyse de la manière dont le personnel a évalué la demande, ainsi qu’un résumé des commentaires du public. (Il convient de noter que la documentation relative à cette demande indique que la « date de décision dans les délais » pour ce dossier est le 10 avril 2024. Toutefois, compte tenu de la complexité de cette demande, il est très peu probable que le point soit soumis au Comité dans ce délai.)

Le Comité de la planification et du logement est composé de 12 conseillers qui se réunissent toutes les deux semaines pour examiner les rapports du personnel sur les demandes d’urbanisme émanant de toute la ville. (Je suis membre de ce comité et vice-président.) Ces réunions sont ouvertes au public et vous pouvez y assister à l’hôtel de ville ou par l’intermédiaire de Zoom. Toutes les réunions du Comité sont diffusées en direct et archivées sur YouTube.

Lorsque le dossier du 6310, chemin Hazeldean est inscrit à l’ordre du jour d’une réunion, les résidents peuvent faire part de leurs commentaires par écrit au Comité ou s’inscrire en tant que délégués. Les délégués disposent chacun de cinq minutes pour se présenter devant le Comité et faire part de leur point de vue sur la demande de planification.

Les conseillers du Comité examineront le rapport du personnel, prendront le temps de faire des recherches et de s’informer sur le projet proposé, comprendront le contexte communautaire environnant et analyseront d’autres questions susceptibles d’être signalées par le biais des commentaires du public et des délégations. Nous tenons compte des commentaires des résidents et examinons minutieusement les recommandations du personnel pour vérifier si les préoccupations de la communauté ont été prises en compte et atténuées de manière pertinente, dans le respect des règles de politique générale et de la loi.

Le Comité votera pour accepter ou rejeter les recommandations du personnel, puis le dossier sera transmis au Conseil municipal pour une décision finale.

ÉTAPE 4 : LA PROCÉDURE D’APPEL

Une fois que le Conseil municipal a pris sa décision, un délai d’appel de 20 jours s’applique. Les appels sont entendus par le Tribunal ontarien de l’aménagement du territoire (TOAT) et peuvent être déposés par le demandeur, ou par les résidents qui ont fourni des commentaires écrits ou délégués au Comité pendant le processus d’examen de la planification. Certaines associations communautaires engagent un expert-conseil en planification pour les conseiller ou les représenter au TOAT.

Les décisions du Comité et du Conseil doivent être fondées sur des facteurs de planification et de politique rationnelles à prendre en compte. Sinon, nos décisions risquent d’être annulées en appel par le TOAT, qui a le dernier mot. Ces derniers temps, la Ville a eu du mal à trouver des urbanistes pour la représenter dans les affaires portées devant les tribunaux où il n’y a pas de motifs solides pour refuser un projet. En voici un bon exemple de 2023 à Kanata : https://kitchissippiward.ca/content/why-did-council-drop-its-opposition-steacie-drive-proposal-today

Le Conseil municipal n’a pas le dernier mot en matière d’urbanisme. Nos décisions peuvent être annulées par le TOAT en appel. En outre, le ministre des Affaires municipales et du Logement de l’Ontario peut intervenir pour annuler les décisions du Conseil municipal.

LE RÔLE DU CONSEILLER

Une grande partie du rôle d’un conseiller dans le processus de planification est la communication. Nous veillons à ce que les résidents soient bien informés et à ce que le personnel chargé de la planification soit conscient des préoccupations des résidents et en tienne compte dans son examen. Je signale également les problèmes au promoteur et lui fais des suggestions sur la manière dont il peut résoudre les problèmes qui peuvent se poser.

En tant que conseiller, je n’ai pas la possibilité d’approuver ou de rejeter tout projet de mon propre chef. En tant que membre du Comité de la planification et du logement, je suis l’un des douze votants; en tant que membre du Conseil municipal, je suis l’un des 25 votants. Si des problèmes graves doivent être résolus, je peux intervenir auprès de mes collègues du Conseil et leur demander de modifier ou de refuser la demande.

La réunion d’information du 20 février sur le projet fait partie du processus de communication. Bien que la loi provinciale ne l’exige pas, j’organise cette réunion pour aider les résidents à se faire une idée complète de la proposition et à poser des questions au demandeur. Nous fournirons aux urbanistes un résumé des renseignements recueillis au cours de la réunion afin d’éclairer leur examen.

POUR CONCLURE

  • Outre la modification du règlement de zonage, ce projet devra également faire l’objet d’un examen du plan d’implantation, ainsi que d’autres examens et approbations techniques avant qu’un permis de construire puisse être délivré.
  • Si vous souhaitez en savoir plus sur le processus de planification, vous pouvez vous inscrire à l’Abécédaire de l’aménagement d’Ottawa. Il s’agit d’un programme gratuit destiné à aider les résidents à mieux connaître le processus de planification de l’aménagement du territoire et à s’y impliquer davantage. Le matériel pédagogique des cours et des cours facultatifs peut également être téléchargé.
  • Vous trouverez des renseignements actualisés sur cette proposition et sur d’autres dossiers de planification et de développement à Stittsville sur mon site Web : glengower.ca/development/

POUR EN SAVOIR PLUS