La version française suit
At a joint meeting today, the City’s Planning and Housing Committee and Agriculture and Rural Affairs Committee recommended approving a series of changes to City policies, by-laws and processes to help speed up development review.
The Province recently introduced strict timelines for processing both site plan control applications and Zoning By-law amendment applications. Site plan control applications must be approved within 60 days and a decision on Zoning By-law amendments is required within 90 days. If no changes are made to City process, these new timeline pressures could represent significant loss of City revenues as failure to meet the mandatory timelines would require the City to refund application fees.
The recommended changes include introducing a multi-tiered pre-consultation process whereby applicants would get feedback from City planning staff early in the development process. To help build consensus before a complete application is submitted, three phases of pre-consultation are planned. Applicants would first be required to present a preliminary idea for initial feedback, then present a refined idea for further comment, and lastly, submit the completed supporting information and materials for review to ensure they meet City standards.
The schedule for both City Council and Planning and Housing Committee meetings would also change, with meetings being held bi-weekly on alternating Wednesdays to reduce the time between Committee and Council consideration. Special meetings would be convened as needed to consider any time-sensitive matters.
Other changes related to the Planning and Housing Committee include that reports for committee consideration would be released for public review six calendar days prior to a meeting instead of the current 10 calendar days. Planning and Housing Committee could also consider rural zoning applications if waiting for the typical once-a-month meeting of the Agriculture and Rural Affairs Committee (ARAC) would result in a missed deadline. Effort would first be made to hold a special meeting of ARAC.
Additionally, the City would seek Council approval of a future Official Plan amendment to define zoning applications that could be deemed minor, setting the stage for delegating authority on such amendments to staff and eliminating the need for lengthy legislative requirements, rising to Committee and Council consideration.
Multiple changes to internal business processes are also proposed for the sake of efficiency, and the City would change its:
- Development Application Study Policy By-law, to streamline the list of information and material that the City could request as part of a complete application
- Public Notification and Consultation Policy, to recognize all legislated changes applicable to Zoning By-law amendments and site plan control applications
- Planning Fees By-law, to institute fees for each pre-consultation phase, make pre-consultation fees non-refundable and remove any fees impacted by the provincial legislation
The Committees also recommended approving funding sources to employ 37 full-time equivalent positions to support the changing workload. Of those positions, 32 would provide the capacity needed to review development applications to meet the shorter mandated timelines and offer timely comment during the multi-tiered pre-consultation process.
Planning Services fees would be adjusted to fund those 32 positions in 2023, with the increase phased in throughout 2023 and an additional increase planned in 2024.
Another five temporary full-time equivalent positions would be added using existing resources. Those positions would support efforts to assess the heritage value of more than 3,400 properties on the City’s Heritage Register as the Province has also enacted legislation that requires such properties be designated within two years or be removed from the register altogether. Two existing temporary positions would also be made permanent.
Recommendations from the joint committee meeting will rise to Council on Wednesday, June 14.
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Les Comités s’entendent pour optimiser l’examen des projets d’aménagement
Lors d’une réunion conjointe aujourd’hui, le Comité de la planification et du logement et le Comité de l’agriculture et des affaires rurales de la Ville ont recommandé l’approbation d’une série de changements aux politiques, aux règlements municipaux et aux processus de la Ville pour accélérer l’examen des projets d’aménagement.
Le gouvernement provincial a récemment imposé des échéanciers serrés pour le traitement des demandes d’approbation du plan d’implantation et des demandes de modification du Règlement de zonage, soit une approbation dans les 60 jours et une décision dans les 90 jours respectivement. Si les processus de la Ville demeurent inchangés, ces nouveaux échéanciers risquent de lui coûter cher, car en cas de non-respect, elle devra rembourser les frais de soumission d’une demande.
Parmi les changements recommandés, notons l’ajout d’un processus de consultation préalable à plusieurs étapes, lors duquel les requérantes et requérants recevraient la rétroaction du personnel de la planification de la Ville au début de l’examen de la demande d’aménagement. Pour favoriser un consensus avant la soumission de la demande complète, trois phases de consultation préalable sont prévues. La requérante ou le requérant devrait d’abord présenter un projet préliminaire pour une première ronde de rétroaction, puis un projet affiné pour une autre ronde. Enfin, elle ou il soumettrait toute l’information et la documentation d’appui requises pour l’examen selon les normes de la Ville.
Le calendrier des réunions du Conseil municipal et du Comité de la planification et du logement changerait aussi : la fréquence serait aux deux semaines, un mercredi sur deux, pour réduire le délai d’examen entre le Comité et le Conseil. On tiendrait une réunion extraordinaire au besoin pour se pencher sur les questions urgentes.
Parmi les autres changements touchant le Comité de la planification et du logement figurent les délais de publication des rapports soumis à son examen, qui passeraient de 10 à 6 jours civils avant la réunion. Le Comité de la planification et du logement pourrait aussi examiner les demandes de zonage visant les secteurs ruraux dans les cas où l’attente de la réunion mensuelle habituelle du Comité de l’agriculture et des affaires rurales (CAAR) entraînerait le non-respect d’une échéance. Le CAAR s’efforcerait avant tout de convoquer une réunion extraordinaire.
De plus, la Ville demanderait l’approbation du Conseil pour toute modification du Plan officiel visant à définir les demandes de zonage considérées comme mineures; elle prépare ainsi le terrain à la délégation des pouvoirs en la matière au personnel et à l’élimination de procédures législatives fastidieuses qui requièrent l’aval du Comité et du Conseil.
Dans une optique d’efficacité, de multiples changements aux processus opérationnels internes sont également proposés. La Ville modifierait :
- son Règlement de la politique d’étude des demandes d’aménagement, pour simplifier la liste de renseignements et de documents que la Ville pourrait exiger dans le cadre d’une demande;
- sa Politique d’avis et de consultation publique, pour tenir compte de tous les changements législatifs applicables à la modification du Règlement de zonage et aux demandes d’approbation du plan d’implantation;
- son Règlement sur les droits d’aménagement, pour instaurer des frais, non remboursables, à chaque étape de consultation préalable, et éliminer tous les frais rattachés à la législation provinciale.
Les comités ont également recommandé l’approbation de sources de financement pour l’embauche de 37 postes équivalents temps plein afin de tenir compte de l’évolution de la charge de travail. Du nombre, 32 fourniraient la capacité nécessaire pour examiner les demandes d’aménagement dans les délais prescrits plus serrés et formuler des commentaires rapidement pendant le processus de consultation préalable à plusieurs étapes.
Les frais des Services de planification seraient rajustés pour financer ces 32 postes en 2023, au moyen d’une augmentation progressive en 2023 et d’une autre augmentation en 2024.
Cinq autres postes équivalents temps plein temporaires seraient ajoutés grâce aux ressources existantes, en appui à la démarche d’évaluation de la valeur patrimoniale de plus de 3 400 propriétés inscrites au Registre du patrimoine de la Ville, dans un contexte où la province vient également d’adopter une loi imposant la désignation de ces propriétés dans les deux ans ou leur retrait du Registre. Enfin, deux postes temporaires deviendraient permanents.
Les recommandations issues de la réunion conjointe des comités seront présentées au Conseil le mercredi 14 juin.
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