Originally published in the Ottawa Citizen, February 13, 2020
Photo credit: Tony Caldwell

La version française suit

We’re providing hindsight rather than oversight and we keep failing the commuters we should be representing. We are trying to change the past rather than learning from our mistakes.

Wednesday’s unanimous vote at Ottawa Council on the review of light-rail transit procurement showed our ability to work together in a constructive way. I hope it marks a shift for council away from the more divisive approach we’ve seen until now on this file.

Just last month, the city’s Transit Commission met for another marathon meeting to receive an operational update on the Confederation Line. Commissioners took turns grilling OC Transpo and the Rideau Transit Group’s senior leadership on the nuts and bolts of transit vehicles and the procurement process put in place by previous councils. The next morning, nobody arrived at work a minute earlier.

With calls for firings and resignations multiplying on social media, city manager Steve Kanellakos told that meeting that he alone is responsible for the hiring and firing of city staff and declared his complete confidence in OC Transpo’s leadership. “If you want to fire someone, fire me,” he said. “The buck stops here.”

More recently, councillors were greeted with the news that maintenance payments to Rideau Transit Maintenance (RTM) were not what they had understood. The accusations and calls for a scapegoat escalated. The city’s transit boss apologized and said there had been no intent to deceive.

In a broad sense, everyone involved in the management of public dollars is accountable to the public, but no single person has the answer to every question. Firing people does not lead to greater accountability: asking the right questions of the right people does.

As councillors, we (yes, me included) lack a clear understanding of our role and responsibilities for transit operations and our impact on the strategic direction of OC Transpo. There is a growing cynicism towards public transit at a time when we need support and patience from residents. Approaching accountability only by telling our transit managers what they are doing wrong is abdicating our governance role and fails to provide the direction and guidance that our terms of reference hold us to.

As elected officials, we do not come to city council with subject matter expertise on transit or any other area of municipal operations. We receive a broad mandate to represent our communities on the basis of our ability to communicate a vision that voters support. Once we take office, our job is to communicate the values of the community to the experts who are employed by the city. In other words, we tell them what we want and they tell us how they are going to do it. The ongoing dialogue between values (what we want) and expertise (how we get it) shapes city services and operations. These values have to be clear or else we’ll never get the transit system we are looking for.

It is not enough to give our car to the mechanic with instructions to “fix it.” As anyone who has ever brought a car to the garage will know, we often need to make a series of decisions between replacing one part, an entire system, or trading the car in. The mechanic – the expert – can provide any of these services but needs to know what we want. Each choice has different implications and costs. We cannot simply walk away after asking the mechanic to “fix it.”

Our oversight role as transit commissioners is to clarify and explain the preferences of the community to our transit experts. Our inability to state clearly what the community expects, in any more detail than “fix it” and “good service,” is contributing to poor accountability and consistently underwhelming answers from our transit experts. Councillors and commissioners are echoing the community’s cynicism, when instead we should be taking a leadership role through this challenging transition from bus to rail.

To steer a ship this big, councillors and commissioners need a clear vision of Ottawa’s transit needs; a vision that goes beyond ward boundaries and political agendas. Without that big picture, communicating goals and intentions starts looking like a telephone game. This clarity is of immense significance in the context of a large Public Private Partnership (P3).

In this P3 environment, the community’s wishes are expressed first in council directives to staff, which then trickle down to RTM, the private company that is responsible for maintenance and operation of the trains. Council is focused primarily on the public interest; RTM is focused on meeting shareholder goals. Clarity in how we communicate our goals and intentions is the only way that we can align these two interests.

How can we make it better? There is no “easy button.” We are at least 20 years behind in building the transit amenities that a city of one million residents needs. We’ve all been focused on doing what we believe can best make a difference and help customers and residents. And that’s the problem in a nutshell: We’re all riding off in different directions when it comes to transit.

Here’s an example: The terms of reference of the Transit Commission call on us to ensure the development of a “safe, efficient, affordable, accessible and client-focused” transit system. Each word carries a range of meanings that may vary from one person to the other. We can sit around the same table and agree that the system has to be “accessible” or “efficient” but are we all talking about the same thing?

As elected officials, it is our job to set the standards of efficiency, affordability, accessibility and service for OC Transpo. But I bet that none of us can clearly agree on what each of those words mean, or even what standards we are measuring OC Transpo against. This is a big reason why the public is not getting the accountability and transparency it expects.

At commission meetings, we should be asking questions for the purpose of clarifying our vision and expectations, and issuing better directives. Too often we focus on finger-pointing, armchair quarterbacking the directives of previous councils, and second-guessing the nitty-gritty of transit operations. We’re providing hindsight rather than oversight and we keep failing the commuters we should be representing. We are trying to change the past rather than learning from our mistakes.

As we head into Stage 2 and a 30-year maintenance contract with RTM, it is crucial not to let our frustration with the decisions of previous councils guide how we provide oversight and guidance today. We need to consider how things can be improved going forward.

Ottawa will grow to a city of nearly 1.5-million people within the next couple of decades and we need a healthy transit system to support that growth. We must rebuild trust in our transit system – and the public and private institutions that run it – so that residents will support the investments required to improve it.

Yes, RTM must solve the door faults and switch malfunctions, but that alone won’t fix our transit system. As councillors and commissioners, we have an even bigger responsibility to step up our game when it comes to oversight. We need to be much better at articulating our shared transit vision and expectations to OC Transpo. That’s really the only way we’ll ever reach our destination.

Restaurer le transport en commun à Ottawa, ça commence par la gouvernance!

Notre approche est axée sur la rétrospection plutôt que sur l’observation, et nous ne cessons de décevoir les usagers que nous sommes censés représenter. Nous essayons de changer le passé au lieu d’apprendre de nos erreurs.

Le vote unanime du Conseil municipal sur l’examen de l’approvisionnement du train léger a illustré mercredi notre capacité à travailler ensemble de façon constructive. J’espère qu’il marque un changement dans l’approche divisée qu’on a pu observer dans le dossier jusqu’à maintenant.

Le mois dernier, la Commission du transport en commun de la Ville se réunissait pour une nouvelle réunion marathon de mise au point sur les activités de la Ligne de la Confédération. Les membres de la Commission ont tour à tour pressé de questions la haute direction d’OC Transpo et du Groupe de transport Rideau sur les rouages derrière les véhicules de transport en commun et le processus d’approvisionnement adopté par les anciens conseils. Le lendemain, personne n’est arrivé au travail une seule minute plus tôt.

Les demandes de congédiements et de démissions fusent de toutes parts sur les réseaux sociaux. Signifiant lors de la réunion être la seule personne responsable de l’embauche et du congédiement du personnel municipal, le directeur municipal Steve Kanellakos a déclaré faire pleinement confiance à la direction d’OC Transpo. « Si vous voulez congédier quelqu’un, congédiez-moi, a-t-il dit. Je suis l’ultime responsable. »

Plus récemment, les conseillers ont appris que les paiements d’entretien faits à Rideau Transit Maintenance (RTM) n’étaient pas ce qu’ils croyaient. Les accusations et la recherche d’un bouc émissaire ont pris de l’ampleur. Le patron du transport en commun municipal s’est excusé, déclarant n’avoir aucunement eu l’intention de tromper qui que ce soit.

De manière générale, tous ceux qui participent à la gestion des fonds publics doivent rendre des comptes à la population, mais personne ne peut avoir réponse à tout. Congédier des employés n’améliore pas la responsabilisation; poser les bonnes questions aux bonnes personnes, oui.

Nous, conseillers, ne saisissons pas complètement (oui, je m’inclus également) notre rôle et nos responsabilités par rapport au transport en commun et à notre influence sur l’orientation stratégique d’OC Transpo. Le transport en commun suscite un cynisme grandissant, dans une période où l’on a besoin du soutien et de la patience des résidents. Se dire que la responsabilisation se limite à signaler leurs erreurs aux gestionnaires du transport en commun, c’est renoncer à notre rôle de gouvernance et faillir à notre devoir d’orientation dicté par notre mandat.

En tant que représentants élus, nous n’arrivons pas au Conseil municipal munis d’une expertise en transport en commun, ni dans quelque autre domaine d’action municipale. Nous avons le mandat général de représenter nos collectivités grâce à notre capacité à incarner une vision que les électeurs appuient. Une fois en poste, notre travail est de communiquer les valeurs de la population aux experts embauchés par la Ville. En gros, nous leur disons ce que nous voulons, et ils nous expliquent comment ils vont le réaliser. L’échange continu entre les valeurs (ce que nous voulons) et l’expertise (comment nous l’obtenons) façonne les services et les activités de la Ville. Ces valeurs doivent être clairement définies, ou nous n’aurons jamais le réseau de transport en commun que nous voulons.

Ce n’est pas suffisant de laisser notre voiture à un mécanicien et de lui dire de la « réparer ». Tout propriétaire de voiture sait qu’il faut souvent prendre plusieurs décisions : choisir de remplacer une partie ou un mécanisme en entier, changer de voiture, etc. Le mécanicien – l’expert – offre tous ces services, mais il doit savoir ce que nous voulons. Chaque choix entraîne ses conséquences et a son coût. On ne peut pas se contenter de demander au mécanicien de réparer notre voiture, puis s’en aller.

Notre rôle de supervision en tant que membres de la Commission du transport en commun consiste à éclaircir les préférences de la population et à les expliquer à nos experts en transport en commun. De notre incapacité à énoncer clairement les attentes de la collectivité – par une description plus détaillée que « régler les problèmes » et « bon service » – résultent une mauvaise responsabilisation et des réponses invariablement décevantes de nos experts. Les conseillers et les membres de la Commission partagent le cynisme de la population, alors qu’en fait, ils devraient assumer un rôle de leader dans ce difficile passage du bus au train léger.

Pour piloter un appareil de cette taille, les conseillers et les membres de la Commission doivent avoir une vision précise des besoins en transport en commun à Ottawa, une vision qui transcende les limites des quartiers et des objectifs politiques. Sans vue d’ensemble, la communication des objectifs et des intentions commence à ressembler à un jeu de téléphone. Cette précision est cruciale dans le contexte d’un partenariat public-privé (PPP) de grande envergure.

Dans le cadre du PPP, les attentes de la population sont d’abord transmises dans les directives du Conseil au personnel, qui se rendent ensuite à RTM, l’entreprise privée chargée de l’entretien et de l’exploitation des trains. Si le Conseil agit principalement dans l’intérêt public, RTM cherche plutôt à réaliser les objectifs de ses actionnaires. Le seul moyen de concilier les intérêts des deux parties, c’est de communiquer clairement nos objectifs et nos intentions.

Mais alors, comment pouvons-nous améliorer les choses? Il n’y a pas de recette miracle. Pour une ville d’un million d’habitants, nous avons au moins 20 ans de retard en ce qui concerne les installations de transport en commun nécessaires. Nous avons misé tous nos efforts sur ce qui, selon nous, peut donner les meilleurs résultats et aider les usagers et les résidents. Le problème se résume donc ainsi : en matière de transport en commun, nous allons tous dans des directions différentes.

Voici un exemple : le mandat de la Commission du transport en commun nous enjoint d’assurer le développement « sûr, efficace, abordable, accessible et axé sur le client » du réseau de transport en commun. Chacun de ces mots représente une réalité qui peut différer d’une personne à une autre. Nous pouvons tous être d’accord pour dire que le système doit être « accessible » ou « efficace », mais veut-on vraiment dire la même chose?

Il est du devoir des représentants élus d’établir les normes d’efficacité, d’abordabilité, d’accessibilité et de service pour OC Transpo. Mais je parie que personne parmi nous ne peut s’entendre clairement sur la définition de ces mots, ou même sur les normes selon lesquelles nous évaluons OC Transpo. C’est l’une des grandes raisons pour lesquelles le public n’a pas droit à la responsabilisation et à la transparence à laquelle il s’attend.

Lors des réunions de la Commission, nous devrions nous poser des questions pour préciser notre vision et nos attentes, et ainsi formuler de meilleures directives. Trop souvent, nous pointons du doigt les directives des anciens conseils et les jugeons sans être au courant des faits, et nous remettons en question les moindres détails des opérations du transport en commun. Notre approche est axée sur la rétrospection plutôt que sur l’observation, et nous ne cessons de décevoir les usagers que nous sommes censés représenter. Nous essayons de changer le passé au lieu d’apprendre de nos erreurs.

À l’aube du projet de l’Étape 2 et d’un contrat d’entretien de 30 ans avec RTM, nous ne devons en aucun cas laisser notre frustration envers les conseils précédents guider notre façon de surveiller et d’encadrer le tout aujourd’hui. Nous devons réfléchir à la façon d’améliorer les choses.

D’ici quelques décennies, Ottawa frisera le 1,5 million de résidents. Aussi nous faut-il un réseau de transport en commun en bonne santé qui soutiendra cette croissance. Nous devons rétablir la confiance des résidents en notre réseau de transport en commun – et les institutions publiques et privées qui en assurent le service – pour qu’ils appuient les investissements nécessaires à son amélioration.

Oui, RTM doit régler les problèmes avec les portes et l’aiguillage, mais cela ne suffira pas à restaurer le réseau de transport en commun. En tant que conseillers et membres de la Commission, il nous faut renforcer nos activités de surveillance et mieux exprimer notre vision et nos attentes communes à OC Transpo. C’est le seul moyen d’arriver à destination.