La version française suit
Make a difference in your community! We’re looking for an individual to join our team as a Councillor Assistant – Schedule Coordinator in our Stittsville office starting in September 2025.
Details:
- Part Time term position, 20 hours per week until December 19, 2025, with possibility of extension.
- Salary: $35.00/hour
- Location: CARDELREC (Stittsville) or Ottawa City Hall (downtown) or a combination of locations and/or hybrid work is also possible.
Job Summary:
The Schedule Coordinator supports the day-to-day work of the Councillor by managing his schedule and coordinating meetings and appointments. This position is ideal for someone who is highly organized and committed to making a difference in their community. The role involves liaising with residents, city staff, elected officials, and community organizations to ensure the councillor’s time is used effectively and strategically.
Description of Responsibilities:
- Maintain and manage the councillor’s calendar, including scheduling meetings, public events, committee meetings, etc.
- Coordinate with internal staff, residents, elected officials, and community organizations to arrange appointments and ensure timely communication.
- Monitor and flag scheduling conflicts, and proactively adjust plans to accommodate shifting priorities.
- Prepare daily and weekly agendas, including briefing materials and background information for meetings.
- Track key dates such as council meetings, deadlines for submissions, and community events.
- Ensure calendar entries reflect the councillor’s priorities and commitments to residents.
- Maintain confidentiality and exercise discretion in handling sensitive information and communications.
Education and experience:
- Strong organizational and time-management skills.
- Excellent communication skills, including phone, email and social media.
- Proficiency in calendar and scheduling tools (including Outlook and Microsoft Office apps).
- Ability to work independently and manage multiple tasks.
- Professionalism and discretion in a political and public-facing environment.
- Previous experience in government, public service, or administrative support is an asset.
Preferred Attributes:
- Bilingual (English & French) is an asset, along with additional languages.
- Interest in municipal government operations and city services.
- Familiarity with the local community.
- A proactive and adaptable mindset.
- Commitment to public service and civic engagement.
To apply:
Please send your resume to glen.gower@ottawa.ca and tell us about yourself, with subject line “Councillor Assistant – Schedule Coordinator”. Deadline to apply is August 15, 2025.
Nous recrutons! Joignez-vous à notre équipe en tant qu’adjoint(e) du conseiller municipal!
Vous voulez changer les choses dans votre quartier? Nous recherchons une personne pour faire partie de notre équipe en tant qu’adjoint(e) du conseiller municipal – coordonnateur(trice) de l’emploi du temps dans notre bureau de Stittsville à partir de septembre 2025.
Détails
- Poste à temps partiel, 20 heures par semaine, jusqu’au 19 décembre 2025, avec possibilité de prolongation.
- Salaire : 35,00 $/heure
- Emplacement : CARDELREC (Stittsville) ou hôtel de ville d’Ottawa (centre-ville), ou une combinaison de lieux. Le travail hybride est également possible.
Résumé du poste
Le coordonnateur de l’emploi du temps soutient le travail quotidien du conseiller municipal en gérant son emploi du temps et en coordonnant les réunions et les rendez-vous. Ce poste est idéal pour une personne très organisée et désireuse d’améliorer les choses au sein de sa collectivité. Le rôle consiste à assurer la liaison avec les résidents, le personnel municipal, les représentants élus et les organisations communautaires, de sorte que le temps du conseiller soit utilisé de manière efficace et stratégique.
Description des responsabilités
- Maintenir et gérer le calendrier du conseiller, y compris la programmation des réunions, des événements publics, des réunions de comité, etc.
- Assurer la coordination avec le personnel interne, les résidents, les élus et les organismes communautaires afin de fixer des rendez-vous et de garantir une communication en temps utile.
- Surveiller et signaler les conflits d’horaires, et modifier les plans de manière proactive pour tenir compte des changements de priorités.
- Préparer les ordres du jour quotidiens et hebdomadaires, y compris les documents d’information et les renseignements de base pour les réunions.
- Assurer un suivi des dates clés comme les réunions du Conseil, les dates limites pour les propositions et les événements communautaires.
- Veiller à ce que les entrées dans le calendrier tiennent compte des priorités et des engagements envers les résidents du conseiller.
- Maintenir la confidentialité et faire preuve de discrétion dans le traitement d’informations et de communications de nature sensible.
Formation et expérience
- Solides compétences en matière d’organisation et de gestion du temps.
- Excellentes aptitudes à la communication, y compris par téléphone, par courriel et sur les médias sociaux.
- Maîtrise des outils de calendrier et de planification (y compris Outlook et les applications Microsoft Office).
- Capacité à travailler de manière indépendante et à gérer des tâches multiples.
- Professionnalisme et discrétion dans un environnement politique et public.
- Une expérience préalable dans l’administration, les services publics ou le soutien administratif est un atout.
Attributs recherchés
- Le bilinguisme (anglais et français) est un atout, ainsi que la maîtrise d’autres langues.
- Intérêt pour les activités de l’administration municipale et les services municipaux.
- Connaissance de la collectivité locale.
- État d’esprit proactif et flexible.
- Engagement en faveur des services publics et de la participation citoyenne.
Soumission de votre candidature
Veuillez faire parvenir votre CV à glen.gower@ottawa.ca en nous parlant de vous, et en inscrivant comme objet Adjoint(e) du conseiller municipal – coordonnateur(trice) de l’emploi du temps. La date limite de dépôt des candidatures est fixée au 15 août 2025.