NOTEBOOK: A complete list of LRT reviews, audits, and investigations

by | Jan 28, 2022 | Notebook

NOTEBOOK: A complete list of LRT reviews, audits, and investigations

La version française suit

Back in the fall, I asked City staff for a complete list of any LRT reviews, audits or investigations that have been launched by City Council or staff. Their response is included below. Note that this list doesn’t include the Ottawa Light Rail Transit Commission that has been established by the provincial government “to investigate the commercial and technical circumstances that led to Stage 1 breakdowns and derailments of the Ottawa Light Rail Transit system”.  The commission is expected to release their report is expected by the end of August, 2022.

Inquiry: “Can staff provide Council with a list of all reviews, audits, and investigations that Council or staff have requested regarding LRT procurement, construction, operations or maintenance, including those completed and those in progress.”

Response (Date: 2021-Dec-17):
The City of Ottawa has incorporated numerous independent, internal and external review and oversight mechanisms for both the Stage 1 Confederation Line Project and Stage 2 Confederation Line and Trillium Line Projects:

Stage 1 Confederation Line

  1. Hiring an Independent Certifier (Altus ) and Independent Safety Auditor (TUV) who confirmed the readiness and Project Agreement compliance, and system safety of the Stage 1 Confederation Line respectively ahead of revenue service.
  2. The Stage 1 Confederation Line Land Negotiations and Purchases Audit, as approved by Council in November 2019.
  3. The Stage 1 Confederation Line Contingency Fund Audit, as approved by Council in November 2020, which included a review of staff Delegation of Authority.
  4. Mott MacDonald, on behalf of the City of Ottawa through legal counsel, has been undertaking an independent detailed technical review and analysis of the design, construction and operation of the Line 1 Confederation Line resulting from the March 2020 Notice of Default process.
  5. An Independent Safety Expert (TRA ) has been engaged to review Rideau Transit Group’s return to service plan for O-Train Confederation Line 1 and provide ongoing auditing and monitoring of the system following the August 2021 and September 2021 derailments.

Stage 2

  1. A ‘Lessons Learned’ report regarding the Stage 1 LRT procurement, undertaken by a consultant and released in December 2015, to inform the Stage 2 procurement process.
  2. Independent Fairness Commissioner who oversaw the entire Stage 2 Procurement Process and confirmed compliance with the fairness requirements of the RFQ and RFP process and further confirmed that the process resulting in the selection of the winning proposal was consistent with the RFQ and RFP.
  3. An Independent Certifier (AW Hooker) and Safety Auditor (Sener) will be hired to verify that the system meets the requirements for substantial completion under the Project Agreement, as was done for Stage 1.
  4. On April 24, 2019, City Council approved an audit of the Stage 2 Light Rail Transit (LRT) Project procurement process as part of the 2019 Audit Work Plan of the Office of the Auditor General.
  5. Council directed a review of the Stage 2 LRT Procurement Lessons Learned and LRT Stage 3 Procurement Options Analysis and Project Governance Best Practices, as received by Council in July This report was completed by KPMG.

Oversight of Operations and Maintenance

Several external, independent audits and reviews of O-Train operations and maintenance have occurred or are underway since O-Train Line 1 was launched, as detailed below:

  1. Ongoing reviews and annual compliance reports to Transit Commission and Council by the Light Rail Regulatory Monitor and Compliance Officer (RMCO). The RMCO is the independent monitor of compliance with LRT Regulations, which involves the oversight of OC Transpo and its employees and contractors to ensure OC Transpo is adopting and provided effective oversight and direction in relation to its programs.
  2. OC Transpo hired STV to conduct an assessment of Rail Operations and Transit Operations Control Centre as an internal proactive initiative. The assessmenthas been divided into seven segments with the first two completed in 2021 on training and compliance programs. The remaining segments are:
  • TOCC Operations
  • Guideway
  • Incident Management/Emergency Preparedness
  • Accidents
  • Infrastructure
  1. OC Transpo hired Orbis Risk Consulting to conduct audits of the Safety Management System (SMS) and Security Management System (SeMS) that were completed in SMS and SeMS audits are required to be conducted by an external firm every three years in accordance with our Delegation of Authority Agreement with Transport Canada.
  2. Rideau Transit Maintenance (RTM) hired JBA Corporation in 2020 to conduct a Performance Review of issues related to Line 1 performance and RTM’s maintenance practices.

There are also ongoing processes in place that allow for the City and OC Transpo to conduct regular reviews and inspections of O-Train systems and infrastructure, including:

  1. A comprehensive Line 1 Oversight Plan developed by OC Transpo as part of the oversight of the Contractor’s performance of their contractual obligations for the safe operation and maintenance of Line 1’s various systems and assets.
  2. Regular reviews of records and documentation related to O-Train vehicle performance, maintenance activity and systems testing.
  3. Ongoing monitoring of RTM’s work orders, vehicle data reports and daily maintenance.

 

 

Carnet de notes : liste complète des vérifications, enquêtes et examens liés au TLR

L’automne dernier, j’ai demandé au personnel de la Ville de dresser une liste complète de tous les examens et de toutes les vérifications et enquêtes sur le TLR ayant été lancés par le Conseil municipal ou le personnel. La réponse du personnel est incluse ci-dessous. Veuillez noter que cette liste ne comprend pas la Commission d’enquête sur le réseau de train léger sur rail d’Ottawa ayant été établie par le gouvernement provincial dans le but « d’enquêter sur les circonstances commerciales et techniques qui ont mené aux pannes et aux déraillements de l’Étape 1 de l’aménagement du réseau de train léger sur rail d’Ottawa ». La Commission devrait rendre son rapport public d’ici la fin août 2022.

 

Demande de renseignement: “Le personnel peut-il fournir au Conseil une liste de tous les examens, vérifications et enquêtes que le Conseil ou le personnel ont demandés concernant l’acquisition, la construction, l’exploitation ou l’entretien du train léger, qu’ils soient terminés ou toujours en cours?”

Réponse (Date: le 17 décembre 2021)
La Ville d’Ottawa a intégré de nombreux examens indépendants, internes et externes et mécanismes de surveillance tant pour le projet de l’Étape 1 de la Ligne de la Confédération que pour les projets de l’Étape 2 de la Ligne de la Confédération et de la Ligne Trillium :

Étape 1 – Ligne de la Confédération

  1. Embauche d’un certificateur indépendant (Altus ) et d’un vérificateur indépendant de la sécurité (TUV) qui ont confirmé respectivement l’état de préparation et la conformité à l’Accord de projet, ainsi que la sécurité du système de l’Étape 1 de la Ligne de la Confédération avant la mise en service.
  2. Les vérifications des négociations et des achats de terrain de l’Étape 1 de la Ligne de Confédération, comme cela a été approuvé par le Conseil en novembre 2019.
  3. La vérification du fonds de prévoyance de l’Étape 1 de la Ligne 1 de la Confédération, comme cela a été approuvé par le Conseil en novembre 2020, ce qui comprenait un examen de la délégation de pouvoirs au personnel.
  4. Mott McDonald, au nom de la Ville d’Ottawa par l’entremise d’un conseiller juridique, a entrepris un examen et une analyse techniques détaillés indépendants de la conception, de la construction et de l’exploitation de la Ligne 1 de la Confédération découlant du processus d’avis de manquement de mars 2020.
  5. Un expert indépendant en sécurité (TRA Inc.) a été engagé pour la Ligne 1 de la Confédération en vue d’examiner le plan de remise en service du Groupe de transport Rideau et de fournir une vérification et une surveillance continues du système à la suite des déraillements d’août et de septembre 2021.

Étape 2

  1. Un rapport sur les leçons apprises pendant l’approvisionnement de l’Étape 1 du TLR, entrepris par un consultant et publié en décembre 2015, pour guider le processus d’approvisionnement de l’Étape 2.
  2. Un commissaire à l’équité indépendant qui a encadré le processus complet d’approvisionnement de l’Étape 2 et a confirmé que les exigences en matière d’équité reliées à la DDQ et à la DDP ont été respectées et a confirmé de plus que le processus débouchant sur la sélection de la proposition était conforme aux dispositions de la DDQ et de la DDP.
  3. Un certificateur indépendant (AW Hooker) et un vérificateur de la sécurité (Sener) seront embauchés pour vérifier que le système satisfait aux exigences pour le quasi-achèvement en vertu de l’entente du projet, comme cela avait été fait pour l’Étape 1.
  4. Le 24 avril 2019, le Conseil municipal a approuvé une vérification du processus d’approvisionnement du projet de l’Étape 2 du train léger sur rail (TLR) dans le cadre du Plan de travail de vérification de 2019 du Bureau de la vérificatrice générale.
  5. Le Conseil a demandé un examen des leçons apprises lors de l’approvisionnement de l’Étape 2 du TLR et l’analyse des options d’approvisionnement et pratiques exemplaires en matière de gouvernance des projets de l’Étape 3, comme ils ont été reçus par le Conseil en juillet 2021. Ce rapport a été réalisé par KPMG.

Surveillance de l’entretien et des opérations

Plusieurs vérifications et examens externes et indépendants des opérations et de l’entretien de l’O-Train ont été menés ou sont en cours depuis que la Ligne 1 de l’O-Train a été lancée, comme ils sont détaillés ci-dessous :

  1. Examens continus et rapports annuels sur la conformité présentés à la Commission du transport en commun et au Conseil par l’agent de vérification de la conformité réglementaire du train léger. L’agent de vérification de la conformité réglementaire du train léger est le vérificateur indépendant de la conformité réglementaire du TLR, ce qui comprend la surveillance d’OC Transpo et de ses employés, ainsi que des entrepreneurs pour assurer qu’OC Transpo adopte et fournit une orientation et une supervision efficaces en lien à ses programmes.
  2. OC Transpo a engagé STV Inc. afin de mener une évaluation des opérations ferroviaires et du Centre de contrôle des opérations de transport en commun à titre d’initiative interne L’évaluation a été scindée en sept segments dont les deux premiers qui portaient sur les programmes de formation et de conformité ont été achevés en 2021. Les autres segments sont :
    • Opérations du CCOTC
    • Voie de guidage
    • Gestion des incidents et préparation aux situations d’urgence
    • Accidents
    • Infrastructure
  3. OC Transpo a embauché Orbis Risk Consulting pour mener des vérifications du Système de gestion de la sécurité (SGS) et du Système de gestion de la sûreté (SGSu) qui ont été achevées en 2021. Les vérifications du SGS et du SGSu doivent être réalisées par une firme externe tous les trois ans conformément à notre entente de délégation de pouvoirs conclue avec Transport Canada.
  4. Rideau Transit Maintenance (RTM) a engagé JBA Corporation en 2020 pour procéder à un examen du rendement des problèmes reliés au rendement de la Ligne 1 et aux pratiques d’entretien de RTM.

Des processus continus sont également en place qui permettent à la Ville et à OC Transpo de mener régulièrement des examens et des inspections des systèmes et de l’infrastructure de l’O-Train, notamment :

  1. Un plan de surveillance complet de la Ligne 1 développé par OC Transpo dans le cadre de la surveillance du rendement de l’entrepreneur en ce qui a trait à ses obligations contractuelles pour les opérations et l’entretien sécuritaires des différents systèmes et actifs de la Ligne 1.
  2. Des examens réguliers des registres et de la documentation relatifs au rendement des véhicules de l’O-Train, aux activités d’entretien et aux essais des systèmes.
  3. Une surveillance continue des ordres de travail, des rapports de données des véhicules et de l’entretien quotidien du RTM.