Le français suit
Ken Hughes, The City of Ottawa’s Auditor General, tabled a series of audits on Tuesday, but the one that’s receiving the most attention is his audit of Stage 2 Light Rail procurement. That’s the process that led to Council approving the budget and builders for the next phase of LRT that will bring the train as far west as Moodie Drive.
Hughes and his team were auditing the procurement process to ensure that it stuck to the rules, and to confirm that “it was conducted in accordance with the principles of fairness, openness, and transparency”.
His findings (emphasis is mine):
“The procurement of the Stage 2 Trillium Line was undertaken in such a way that it was compliant with the process described in the RFP documents which were provided directly to the bidders. Roles and responsibilities were clearly articulated, and oversight was commensurate with each Committee’s role and authority. Opportunities for improvement have been identified to assist the City in future procurement activities. Although the delegated authorities were adhered to, reporting protocol and the sharing of information to Council could be enhanced to ensure the process is better understood…”
Audits are important to ensure that rules are being followed, but more importantly to recognize where the City can do better. Clearly there’s a lot of improvement needed to add more transparency and accountability into the process. There are many ways that this could be accomplished. For example:
- The City should publish RFP documents up front to give councillors and the public more visibility into the rules and the process. Many public entities in Canada already follow this practice.
- We need clearer reporting protocols between staff and councillors. It is totally appropriate to separate elected officials from the procurement evaluation process, because politicians should not be interfering in an objective evaluation process. That said, for complex procurement projects, City Council needs to clearly understand the bid process along with how information and updates will be shared.
I’ve written before about transparency and accountability. A lack of information breeds distrust, fuels rumours and speculation, and is a poor way to engage the public in important civic discussions. City Hall still needs to do more to be as transparent as possible, on big decisions and on small ones, so that residents have confidence that our city is being governed fairly and competently.
You can read all of the auditor’s reports here. I would also recommend listening to this CBC Radio interview with Auditor General Ken Hughes where he provides a good summary of his audit findings.
CARNET DU CONSEILLER : Commentaires concernant le rapport du vérificateur général sur l’approvisionnement relatif au train léger
Le vérificateur général de la Ville d’Ottawa, M. Ken Hugues, a déposé une série de vérifications mardi, mais celle qui retient le plus l’attention porte sur le processus d’approvisionnement de l’Étape 2 du projet de train léger sur rail. Il s’agit du processus qui a amené le Conseil municipal à approuver le budget et le choix des constructeurs de la prochaine étape du train léger sur rail qui amènera le train aussi loin à l’ouest que la promenade Moodie.
Hughes et son équipe ont examiné le processus d’approvisionnement pour s’assurer qu’il était dans les règles et confirmer qu’il « se déroulait conformément aux principes de l’équité, de l’ouverture et de la transparence ».
Ses constatations sont les suivantes (le gras est de moi).
« Le processus d’approvisionnement de l’Étape 2 de la Ligne Trillium s’est déroulé conformément au processus décrit dans les documents de la DDP qui ont été communiqués directement aux soumissionnaires. Les rôles et les responsabilités ont été définis clairement, et l’encadrement a été exercé conformément au rôle et aux pouvoirs de chaque comité. On a relevé les points à améliorer afin d’aider la Ville dans ses éventuelles activités d’approvisionnement. Bien que les pouvoirs délégués aient été respectés, on pourrait améliorer le protocole hiérarchique et la communication de l’information au Conseil municipal afin de veiller à ce que le processus soit mieux compris. »
Les vérifications sont importantes, car elles permettent de nous assurer que les règles sont suivies et, surtout, de cerner les secteurs dans lesquels la Ville peut faire mieux. Il est clair que de nombreuses améliorations sont nécessaires pour accroître la transparence et rehausser l’obligation de rendre compte. Ces améliorations peuvent être réalisées de nombreuses façons. En voici des exemples :
- La Ville pourrait publier les documents relatifs aux demandes de propositions dès le départ afin de mieux éclairer les conseillers et le public sur les règles et le processus. De nombreuses entités publiques au Canada suivent déjà cette pratique.
- Nous avons besoin de protocoles de rapport plus clairs entre le personnel et les conseillers. Il est tout à fait approprié de tenir les élus à l’écart du processus d’évaluation de l’approvisionnement puisque les politiciens ne peuvent s’immiscer dans un processus d’évaluation objectif. Cela étant dit, pour les projets d’approvisionnement complexes, le Conseil municipal doit bien comprendre le processus d’appel d’offres ainsi que le mode de communication des renseignements et des mises à jour.
Je me suis déjà exprimé sur la transparence et l’obligation de rendre compte. Un manque d’informations engendre la méfiance, alimente les rumeurs et les spéculations, et il ne favorise pas la mobilisation du public dans des discussions civiques importantes. À l’hôtel de ville, on doit continuer de s’efforcer d’être le plus transparent possible, tant pour les petites que pour les grandes décisions, afin que les résidents soient assurés que leur Ville est gérée de façon équitable et avec compétence.
Vous pouvez consulter ici tous les rapports du vérificateur. Je vous recommande également d’écoutercet entretien à CBC Radio avec le vérificateur général, Ken Hughes, où ce dernier fait un excellent résumé des résultats de sa vérification.