La version française suit

We just wrapped up today’s City Council meeting, and I want to quickly highlight two important motions that we passed linked to transit.

First, we approved a month-by-month extension of the fare freeze beyond the end of March if LRT service does not improve. The fare freeze – estimated to cost about $340,000 per month – will be paid with money withheld from Rideau Transit Group due to the ongoing service problems.

The other motion was about releasing more information about the Stage 2 procurement process. I worked with the Mayor’s office to put this motion together, and it was eventually passed unanimously by City Council. (I was originally going to second this motion from the Mayor but in the end I stepped aside to let Councillor Menard be the seconder.) I’ve included the full motion below, but here’s a brief summary of what the motion does:

  • Releases Stage 2 LRT procurement documents, including the technical scores and evaluations. The City will also waive solicitor-client privilege and release the legal advice it received on the technical bid evaluations.
  • Engages an independent consultant to do a “lessons learned” exercise on the procurement process so that we can improve the process for Stage 3.
  • City staff will consult councillors and review the City’s Public-Private partnership policy, the purchasing by-law, and the delegation of authority by-law.

These are all important steps to start rebuilding public confidence and trust in the City and our transit system and I’m glad that City Council unanimously approved them. The procurement documents will be publicly available in the next few weeks.

Motion – LRT Stage 2 Procurement 

WHEREAS in Ontario, the Provincial government has made P3 procurement screening a requirement for partnership funding for projects of $100 million or greater in value to improve value for money as compared to more traditional procurement models such as design-bid-build (and this was also a requirement for federal funding for the Stage 2 LRT project); and

WHEREAS the Stage 2 Light Rail Transit (LRT) project, which was approved and deemed appropriate to be procured as a P3 by PPP Canada as a requirement for federal funding, incorporated a number of third-party review mechanisms for the Stage 2 LRT procurement process, including as follows:

  • A ‘Lessons Learned’ report from the Stage 1 LRT procurement, undertaken by a consultant;
  • An Independent Fairness Commissioner who oversaw the entire Stage 2 Procurement Process and confirmed “compliance with the fairness requirements of the RFQ and RFP process and further confirm that the process resulting in the selection of the winning proposal was consistent with the RFQ and RFP; and
  • An Independent Rail Certifier who indicated that the system met the requirements for substantial completion under the Project Agreement; and

WHEREAS, when questions were raised about the Stage 2 LRT procurement process, City Council also asked the City of Ottawa’s Auditor-General, a statutory officer that is independent of the City’s administration and who reports directly to Council, to audit this process; and

WHEREAS after having full and unfettered access to all procurement documentation with respect to the Stage 2 LRT procurement process and all City officials and advisors who oversaw the process, the City of Ottawa’s Auditor General and his independent consultant team (Samson and Associates) reported on November 26, 2019 that the procurement process was followed and was consistent and compliant with the Trillium Line RFP and that the delegated authorities were adhered to by City officials and advisors, but that improvements in the procurement process could be made; and

WHEREAS, due to the on-going problems with the Stage 1 LRT and bus operations over the course of the first five months of the service, Members of Council and the public are continuing to express concerns about the Stage 2 Trillium Line Procurement, in particular in light of the technical evaluation scores; and

WHEREAS, although staff has advised that the winning proponent, TNext (or TransitNext), was a technically compliant bid and that the technical parts of the bid that did not meet Council’s criteria for the project were addressed to the City’s satisfaction before the March 6, 2019 City Council meeting approving the selection of TransitNext and included in the executed contract, neither Council or the public has seen the documents that support staff’s assertions and they have a right to see them now that the procurement is closed; and

WHEREAS these documents would not be complete without Council and the public also seeing the legal opinion by Norton Rose Fulbright, dated October 23, 2018 and titled, “Trillium DBFM RFP-Technical Evaluation Bid Evaluation Steering Committee Discretion and Re-evaluation”; and

WHEREAS the City is currently completing the Environmental Assessment, preliminary engineering and costing on Stage 3 LRT which, once completed will extend LRT to the fast-growing communities of Barrhaven, Kanata and Stittsville and it is expected that the City will have a proposal ready for consideration by the Province of Ontario and the Government of Canada by the end of 2020; and

WHEREAS, given that provincial funding for Stage 3 is anticipated to require the use of a P3 approach, and City Council’s decision on the Stage 3 Procurement Process should be informed by the lessons learned in Stage 1 and Stage 2 of LRT, starting with the improvements recommended by the City’s Auditor-General and augmented by a third-party review;

THEREFORE BE IT RESOLVED that City Council approve the following in substitution for the Motion from Councillors Menard and Meehan:

  1. That Council direct the City Manager to release the Stage 2 Light Rail Transit Trillium Line Project Procurement documents, including the technical compliance scores, the technical evaluations and the specific bid amendments made to the contract to ensure that Council’s criteria for the project are going to be met, to City Council and the public as soon as possible and in advance of the March 3, 2020 Finance and Economic Development Committee meeting; and
  1. that City Council waive its solicitor-client privilege with respect to the October 23, 2018 legal opinion by Norton Rose Fulbright, titled, “Trillium DBFM RFP-Technical Evaluation Bid Evaluation Steering Committee Discretion and Re-evaluation” so that it can be included for release with the above-noted procurement documents; and
  2. that an independent consultant be engaged to undertake a ‘Lessons Learned’ exercise on the Stage 2 Light Rail Transit Project Procurement Process, building on the recommendations in the Auditor-General’s November 26, 2019 report titled, “Audit of Stage 2 Light Rail Transit (LRT) Project Procurement”, as well as options to strengthen any of the following key public procurement principles: Transparency, Integrity, Value for Money, Openness, Fairness, Competition and Accountability, such that the work is completed in time for the Stage 3 procurement process; and
  3. that the scope of work and recommended consultant for the Lessons Learned exercise be brought to the Finance and Economic Development Committee and full Council for their approval by the end of Q2 2020, with the intention that the consultant’s report be presented to Committee and Council by November 2020; and
  4. that City Council direct staff to incorporate a review of the City’s Public-Private Partnership Policy, in addition to the City’s Purchasing By-law and the Delegation of Authority By-law, as part of the Mid-Term Governance Review process, which includes consultation with every Member of Council.

Carnet du conseiller : deux motions importantes pour l’avancement du transport en commun

La réunion du Conseil municipal d’aujourd’hui vient de s’achever, et j’aimerais vous parler rapidement de deux motions importantes sur le transport en commun qui ont été adoptées.

Nous avons d’abord approuvé la prolongation mensuelle d’un gel des tarifs après la fin du mois de mars, si le service de train léger ne s’améliore pas. Ce gel – dont le coût est estimé à 340 000 $ par mois – sera payé avec l’argent des paiements retenus au Groupe de transport Rideau en raison des problèmes de service récurrents.

La deuxième motion concerne la diffusion de plus d’information sur le processus d’approvisionnement pour l’Étape 2 du projet de train léger. J’ai collaboré avec le bureau du maire pour préparer cette motion, qui a été adoptée à l’unanimité par le Conseil (au départ, je voulais appuyer la motion du maire, mais j’ai finalement laissé le conseiller Menard être le second parrain). Vous la trouverez plus bas, mais en voici un résumé :

  • Les documents d’approvisionnement pour l’Étape 2 du projet de train léger, notamment les scores de conformité technique et les évaluations techniques, seront mis à la disposition du public. La Ville renoncera au privilège du secret professionnel de l’avocat et publiera les avis juridiques qu’elle a reçus sur l’évaluation des propositions techniques.
  • Un consultant indépendant sera engagé pour dégager les leçons à tirer du processus d’approvisionnement, afin d’améliorer celui de l’Étape 3.
  • Le personnel municipal consultera les conseillers et examinera la Politique sur les partenariats public-privé, le Règlement sur les approvisionnements, et le Règlement municipal sur la délégation de pouvoirs de la Ville.

Ce sont là des mesures importantes pour restaurer la confiance du public en la Ville et son réseau de transport en commun; le Conseil a bien fait de les adopter à l’unanimité. Les documents d’approvisionnement seront rendus publics dans les prochaines semaines.

Motion – Processus d’approvisionnement pour l’Étape 2 du projet de train léger

ATTENDU QU’en Ontario, le gouvernement provincial a fait de l’évaluation de l’approvisionnement en PPP une exigence pour le financement en partenariat de projets d’une valeur de 100 millions de dollars ou plus en vue d’améliorer le rapport qualité-prix par comparaison à des modèles d’approvisionnement plus traditionnels comme le modèle conception-soumission-construction (ce qui était aussi une exigence pour le financement fédéral de l’Étape 2 du projet de train léger); et

ATTENDU QUE l’Étape 2 du projet de train léger sur rail (TLR), qui a été approuvée et jugée pertinente d’être acquise à titre de PPP par PPP Canada à titre d’exigence pour le financement fédéral, a intégré un certain nombre de mécanismes d’examen de la part de tiers pour le processus d’approvisionnement de l’Étape 2 du TLR, y compris comme suit :

  • Un rapport sur les leçons apprises de l’approvisionnement de l’Étape 1 du TLR, entrepris par un consultant;
  • Un commissaire à l’équité indépendant qui a encadré le processus complet d’approvisionnement de l’Étape 2 et a confirmé que les exigences en matière d’équité reliées à la DDQ et à la DDP ont été respectées et a confirmé de plus que le processus débouchant sur la sélection de la proposition était conforme aux dispositions de la DDQ et de la DDP;
  • Un certificateur indépendant en matière de réseau ferroviaire qui a indiqué que le réseau répondait aux exigences pour le quasi-achèvement en vertu de l’entente du projet; et

ATTENDU QUE, lorsque des questions ont été soulevées au sujet du processus d’approvisionnement de l’Étape 2 du TLR, le Conseil municipal a également demandé au vérificateur général de la Ville d’Ottawa, un titulaire d’une charge qui est indépendant de l’administration municipale et qui relève directement du Conseil municipal, de vérifier ce processus; et

ATTENDU QU’après avoir eu un accès complet et sans entrave à toute la documentation d’approvisionnement en ce qui concerne le processus d’approvisionnement de l’Étape 2 du TLR et que tous les représentants et les conseillers municipaux qui ont supervisé le processus, le vérificateur général de la Ville d’Ottawa et son équipe de conseillers indépendants (Samson and Associates) ont déclaré le 26 novembre 2019 que le processus d’approvisionnement avait été suivi et était cohérent et conforme à la DDP de la Ligne Trillium et que les pouvoirs délégués avaient été respectés par les représentants et les conseillers municipaux, mais que des améliorations au processus d’approvisionnement pourraient être effectuées; et

ATTENDU QUE, en raison des problèmes persistants de l’Étape 1 du TLR et du fonctionnement des autobus au cours des cinq premiers mois de service, les membres du Conseil et le public continuent d’exprimer des préoccupations au sujet de l’approvisionnement de l’Étape 2 de la Ligne Trillium, en particulier à la lumière des résultats des évaluations techniques; et

ATTENDU QUE, bien que selon le personnel le soumissionnaire retenu, TNext (ou TransitNext), constituait une soumission techniquement conforme et que les parties techniques de la soumission qui ne répondaient pas aux critères du Conseil pour le projet ont été prises en compte à la satisfaction de la Ville avant la réunion du Conseil municipal du 6 mars 2019 où le choix de TransitNext a été entériné et inclus au contrat signé, ni le Conseil ni le public n’ont vu les documents qui soutiennent les déclarations du personnel et ont le droit de les voir maintenant que l’approvisionnement est terminé; et

ATTENDU QUE ces documents ne seraient pas complets sans que le Conseil et le public aient également vu l’avis juridique de Norton Rose Fulbright, daté du 23 octobre 2018 et intitulé « Trillium DBFM RFP-Technical Evaluation Bid Evaluation Steering Committee Discretion and Re-evaluation »; et

ATTENDU QUE la Ville réalise actuellement l’évaluation environnementale, les études d’ingénierie préliminaires et le calcul des coûts de l’Étape 3 du TLR qui, une fois terminée étendra le réseau du train léger jusqu’aux communautés en croissance de Barrhaven, de Kanata et de Stittsville et qu’il est prévu que la Ville aura une proposition prête pour l’examen par la province de l’Ontario et le gouvernement fédéral d’ici la fin de 2020; et

ATTENDU QUE, étant donné qu’il est prévu que le financement provincial pour l’Étape 3 exigera l’utilisation d’une approche en PPP, et que la décision du Conseil municipal sur le processus d’approvisionnement de l’Étape 3 devrait être éclairée par les leçons apprises à l’Étape 1 et à l’Étape 2 du projet de TLR, en commençant par les améliorations recommandées par le vérificateur général de la Ville et complétées par un examen mené par un tiers;

PAR CONSÉQUENT, IL EST RÉSOLU que le Conseil municipal approuve ce qui suit comme substitut à la motion des conseillers Menard et Meehan :

  1. que le Conseil municipal demande au directeur municipal de divulguer les documents du processus d’approvisionnement de l’Étape 2 du projet de train léger sur rail de la Ligne Trillium, y compris les résultats de conformité technique, les évaluations techniques et les modifications propres à la soumission effectuées au contrat pour assurer que les critères du Conseil pour le projet soient respectés, au Conseil municipal et au public le plus tôt possible et avant la réunion du Comité des finances et du développement économique du 3 mars 2020; et
  2. que le Conseil municipal renonce à son privilège du secret professionnel de l’avocat eu égard à l’avis juridique du 23 octobre 2018 donné par Norton Rose Fulbright, intitulé, « Trillium DBFM RFP-Technical Evaluation Bid Evaluation Steering Committee Discretion and Re-evaluation » pour qu’il puisse être inclus pour divulgation aux documents du processus d’approvisionnement susmentionnés; et
  3. que l’on engage un consultant indépendant pour entreprendre une analyse des leçons apprises lors du processus d’approvisionnement du projet de l’Étape 2 de train léger sur rail, en s’appuyant sur les recommandations du rapport du vérificateur général du 26 novembre 2019, intitulé « Vérification de l’approvisionnement du Projet de l’Étape 2 du train léger sur rail (TLR) », ainsi que sur les options pour renforcer n’importe quel principe clé d’approvisionnement public parmi les suivants : transparence, intégrité, rapport qualité-prix, ouverture, équité, concurrence et responsabilité, de manière à ce que le travail soit achevé à temps pour le processus d’approvisionnement de l’Étape 3; et
  4. que la portée des travaux et le consultant recommandé pour l’analyse des leçons apprises soient présentés au Comité des finances et du développement économique et au Conseil siégeant en comité plénier à des fins d’approbation d’ici la fin du deuxième trimestre de 2020, avec l’intention que le rapport du consultant soit présenté au Comité et au Conseil d’ici novembre 2020; et
  5. que le Conseil municipal enjoigne au personnel d’incorporer un examen de la Politique sur les partenariats publics-privés de la Ville, en plus du Règlement municipal sur les achats et du Règlement municipal sur la délégation de pouvoirs, au processus d’examen de mi-mandat de la structure de gestion publique, qui comprend la consultation de tous les membres du Conseil.