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The City of Ottawa’s Audit Committee met today and received an audit report on the system for reviewing development applications, a key process in the City’s work to increase housing supply and affordability.
After discussing the audit findings, committee members reviewed the City’s plans to address the audit’s recommendations and make improvements to processes and the municipal regulatory environment for new housing development.
The Office of the Auditor General (OAG) found that, overall, the time it takes to process many types of applications is decreasing. The report notes that this trend comes following the City’s implementation of multiple, significant and ongoing legislative changes as well as strategic priorities directly targeting development.
Development application reviews are the process through which the City manages requests from individuals and organizations seeking to begin development activities, including those that result in new construction, changing land use regulations, and the creation of new parcels of land. The efficient review of these applications is a critical part of the City’s mission to make the construction of new homes easier and more predictable.
While the audit found that overall processing times are decreasing, it also highlighted that timelines have been getting longer for subdivision and site plan control applications, especially during the post-approval stage when legal agreements are being finalized between the City and developers.
The audit makes seven recommendations to further improve the City’s processes for reviewing development applications, including those in the post-approval stage. City management confirmed their agreement with each of the recommendations and outlined plans to implement the changes, some of them by the end of this year.
The Audit Committee also received the OAG’s semi-annual report on follow-up procedures for various ongoing audits. The report stated that, of the 480 recommendations issued since 2019, 77 per cent have been assessed and closed, 20 per cent have yet to be reviewed, and three per cent require further follow-up.
Additionally, the committee received follow-up reports on the City’s Enterprise Risk Management practices, cybersecurity and a cybersecurity investigation.
Le Comité reçoit un rapport de vérification sur le processus d’examen des demandes d’aménagement et discute des améliorations prévues
Le Comité de la vérification de la Ville d’Ottawa s’est réuni aujourd’hui et a reçu un rapport de vérification sur le système d’examen des demandes d’aménagement, un processus clé dans les efforts de la Ville pour accroître l’offre de logements et l’abordabilité de ces derniers.
Après avoir discuté des conclusions du rapport de vérification, les membres du Comité ont passé en revue les mesures que la Ville compte prendre pour répondre aux recommandations et améliorer les processus et l’environnement réglementaire municipal qui concernent l’aménagement de nouveaux logements.
Le Bureau de la vérificatrice générale (BVG) a déterminé que, dans l’ensemble, le temps de traitement raccourcit pour bien des types de demandes. Le rapport note que cette tendance se dessine après que la Ville a mis en œuvre de nombreuses modifications législatives, importantes et continues, de même que des priorités stratégiques visant directement l’aménagement.
L’examen des demandes d’aménagement est un processus par lequel la Ville gère les demandes qu’elle reçoit de personnes et d’organisations qui veulent entreprendre des activités d’aménagement, dont celles qui aboutissent à une nouvelle construction, à la modification de règlements sur l’aménagement du territoire ou à la création de nouvelles parcelles de terrain. L’examen efficace de ces demandes est un élément essentiel de la mission que s’est donnée la Ville de rendre la construction de nouveaux logements plus simple et plus prévisible.
Bien que la vérification permette de conclure qu’en général, le temps de traitement raccourcit, le rapport indique également que le processus s’allonge dans le cas des demandes de lotissement et de réglementation du plan d’implantation, en particulier pendant la phase post-approbation et les demandes de réglementation du plan d’implantation – lorsque la Ville peaufine ses accords juridiques avec les promoteurs immobiliers.
Le rapport de vérification contient sept recommandations qui ont pour but d’améliorer les processus que la Ville applique pour examiner les demandes d’aménagement, y compris celles qui se trouvent dans la phase post-approbation. La direction de la Ville a confirmé son accord avec chacune des recommandations et a indiqué les mesures qu’elle compte prendre pour effectuer les changements – d’ici la fin de l’année dans certains cas.
Le Comité de la vérification a également reçu le rapport semestriel du BVG sur les procédures de suivi relatives à diverses vérifications en cours. Ce rapport indique que 77 % des 480 recommandations émises depuis 2019 ont été évaluées et closes, 20 % n’ont pas encore été examinées et 3 % demandent un suivi supplémentaire. De plus, le Comité a reçu des rapports de suivi sur les pratiques de gestion des risques d’entreprise de la Ville, la cybersécurité et une enquête relative à la cybersécurité.